Довідкова інформація

Виставки та ярмарки - це не просто форум або ринок. Вони є незамінними помічниками кожного підприємця.

Значення виставок і ярмарків для експонента визначається насамперед можливістю:

безпосередньої комунікації з потенційними споживачами і покупцями, постачальниками та субпідрядниками, які зацікавлені в отриманні інформації та налагодженні зв'язків,

відслідковувати ринкові тенденції і оцінити позицію свого підприємства на ринку,

«Дати знати про себе»,

обмінятися інформацією з фахівцями,

почерпнути раціональні ідеї в поведінці конкурентів і вивчити їх політику,

проаналізувати відгуки відвідувачів про якість, ціни товаровуслуг його фірми і товаровуслуг його основних конкурентів,

провести широкомасштабні рекламні заходи щодо просування товаровуслуг експонента з використанням найрізноманітніших засобів,

і багато інших.

Але виставка або ярмарок несуть вигоду не тільки підприємству-експоненту, але і споживачам. Одним з основних переваг ярмарків і виставок є зосередження зразків величезної кількості товарів, вироблених в різних країнах. Це дає можливість покупцеві в короткий час ознайомитися з існуючими на ринку пропозиціями, отримати необхідну консультацію від фахівців, зробити необхідні зіставлення цін і якісних характеристик, провести переговори та виторгувати комерційні умови і, нарешті, підписати контракт. При цьому покупець має можливість ознайомитися з товаром у дії, з прийомами його роботи, областю застосування і ефективністю. Це особливо важливо при покупці машин і устаткування. При покупці товарів широкого вжитку велике значення має можливість попереднього ознайомлення з усім асортиментом товарів на основі зразків або їх дегустації. Ці фактори забезпечують більшу популярність виставок і ярмарків і, як наслідок, приваблюють величезну кількість відвідувачів.

Однак підприємству слід пам'ятати, що участь в торгових ярмарках і виставках завжди пов'язане зі значними витратами, які можуть бути здійснені даремно. Адже на ярмарку або виставці найбільш небезпечні для вас ваші власні помилки і менше - ваші конкуренти.

Тому перш, ніж прийняти рішення про участь у виставці або ярмарку, його слід ретельно обміркувати. Якщо ж підприємство твердо впевнене в необхідності участі у виставці або ярмарку та чітко сформулювало основні цілі та завдання своєї участі, то йому необхідно також розробити в усіх деталях його виставкову або ярмаркову діяльність, касаемо чисельного складу персоналу експозиції та його відповідної підготовки, оренди виставкової площі та її знаходження, планування самого стенда і розміщення на ньому продукції, що виставляється, рекламних заходів і т.д.

Таким чином вся виставкова або ярмаркова діяльність підприємства послідовно реалізується на таких етапах:

Ухвалення рішення про участь у виставці або ярмарку

Організація участі підприємства у виставці або ярмарку

функціонування стенду

Післяярмаркова (післявиставкова) діяльність.

При цьому кожна з цих стадій однаково важлива для ефективної діяльності підприємства на виставці або ярмарку та отримання відповідних результатів.

Виставки, які організовуються з метою збору максимальної кількості відвідувачів, вимагають грамотного рекламного супроводу. Підготовка до них починається ще до відкриття виставкового комплексу і зустрічі перших гостей і вимагає великої серйозної роботи багатьох фахівців в області рекламного бізнесу. Етап планування виставкових заходів полягає в роботі менеджерів по залученню інвесторів, спонсорів і учасників. На даному етапі використовуються такі елементи рекламного супроводу: – розробка професійних дизайнерських рішень, які змогли б створити ефектний фірмовий стиль заходу, і який зміг би стати фактором впливу на відвідувачів, експонентів і спонсорів; – розробка виставкового медіаплану, тобто створення плану розміщення рекламних продуктів з метою максимального охоплення цільової аудиторії; – кур’єрська, поштова або факсовий розсилка рекламно-інформаційних матеріалів та буклетів, призначених для учасників виставки, включаючи можливих спонсорів, яких могло б зацікавити участь у заході; – попередній пошук зручного приміщення, для чого може підійти конференц зал Київ; – пошук і робота із забезпечення громадської підтримки планованої виставки. Це дає можливість надати їй масштабність і вагомість. Такий інструмент використовується при проведенні дуже великих проектів і дозволить максимально підняти інтерес до них; проведення прес-конференцій. Вони покликані висвітлювати майбутню виставку в засобах масової інформації. Розміщуються на сайтах прес-релізи проінформують про події виставки;- рекламні заходи на суміжних виставках. Можуть включати розробку стендів, інформаційних релізів, поширення рекламних буклетів, роботу менеджерів і консультантів, спрямовану на залучення можливих учасників майбутнього виставкового заходу. Весь комплекс цих робіт дає можливість залучити необхідну кількість експонентів, створити позитивний інформаційний фон навколо проведеного заходу та дозволяє досягти необхідного результату.

 

1. Поняття, класифікація і значення ярмарок та виставок

«Якби виставок не існувало, їх слід було б вигадати. Бо з усіх видів діяльності зі стимулювання збуту тільки один схожий на свято. Цьому сприяє все: гарні стенди, святкове натовп, дівчата, дивлячись на яких можна забути про ділової мети візиту. Коротше кажучи виставка - це п'янкий аромат феєрії, якої, до того ж, насолоджуєшся в робочий час і за зарплату. »

Виставки та ярмарки займають особливе місце в арсеналі засобів рекламного впливу, так як представляють дуже широкі можливості демонстрації рекламованих виробів для встановлення прямих контактів із безпосередніми покупцями і потребітелямі.1 Незважаючи на те, що кордони між поняттями торгового ярмарку і виставки часто не помітні і на практиці мають тенденцію до обмеження до мінімуму, було б доцільним провести смислове протиставлення торгових ярмарків і виставок.

Торгова ярмарок - короткочасний захід, періодично проводиться в одному і тому ж місці, в рамках якого велика кількість підприємств за допомогою зразків представляє об'єктивний масштаб товарів / послуг однієї або декількох галузей, з тим щоб відвідувач-комерсант отримав чітке уявлення про їх підприємницьких можливості, тоді як експонент за допомогою експонованих товарів прагне поширити інформацію про свою фірму і її продукції і укласти прямі торгові угоди.

Торгово-промислова виставка - короткочасний захід, періодично проводиться в одному і тому ж місці, в рамках якого значна кількість підприємств за допомогою зразків дають представницьку

картину пропозиції товарів / послуг однієї або декількох галузей і прагне

інформувати кінцевих споживачів про свою фірму і її продукції з кінцевою

метою сприяння продажам.

Ярмарки зародилися як захід ринкового характеру, основною метою якого був збут. На відміну від них виставки виникли як засіб публічної демонстрації тих чи інших досягнень людства, спочатку вони носили суто просвітницький характер, але в міру розвитку придбали яскраво виражену комерційну направленість.

Таким чином, метою ярмарку є надання її учасникам - експонентам можливості виставити зразки свого виробництва, продемонструвати нові досягнення і технічні вдосконалення з метою укладання торговельних угод. У той же час, мета виставки - показати науково-технічні досягнення однієї країни або різних країн в одній або декількох галузях виробництва, науки і техніки.

Необхідно відзначити, що сталий на багатьох торгових ярмарках / виставках звичай допускати відвідування не комерційною публіки в конкретні дні та години, ні в якому разі не свідчить про зміну їхнього характеру.

За складом учасників, місця проведення та економічним значенням розрізняють виставки та ярмарки:

Регіональні

міжрегіональні

Національні

міжнародні

Регіональні ярмарки і виставки мають сферу дії в радіусі 100 км, представляють одну або декілька галузей і призначаються головним чином для демонстрації можливостей малих по величині підприємств.

Міжрегіональні мають однакову структуру з регіональними, однак у своєму розпорядженні великим радіусом дії і звичайно адресуються більш великим підприємствам.

Національні ярмарки і виставки, що сягають своїм корінням в кінець 18-го століття і що з'явилися спочатку у Франції, є вітриною місцевої промисловості. Вони проводяться всередині країни і за кордоном з метою демонстрації продукції національного виробництва і стимулювання її збуту і звичайно мають міжгалузевий характер.

Передумовою проведення міжнародних ярмарків / виставок, організованих як всередині країни, так і за кордоном, є участь в них експонентів і відвідувачів з різних країн. У них зазвичай без обмеження можуть брати участь фірми будь-якої країни.

Міжнародний або, краще сказати, багатонаціональний характер вони набувають лише в тому випадку, якщо в них беруть участь, принаймні, 10-15% зарубіжних експонентов.4

Серед міжнародних виставок слід виділити всесвітні виставки, метою яких є показ досягнень країн - учасниць і великих міжнародних організацій в області науки, техніки, культури. Вони не переслідують безпосередньо комерційних цілей. На всесвітніх виставках буває представлено, як правило, більшість країн світу.

За характером виставляються експонентів всі виставки та ярмарки поділяються на:

універсальні та спеціалізовані.

Універсальними є виставки, тематика яких зачіпає кілька галузей економіки. Спеціалізовані виставки орієнтовані на відвідувачів-фахівців у конкретній області. На них демонструють досить складні види товарів і тому вони мають швидше маркетингову, ніж торгову спрямованість.

Характерним для розвитку міжнародних виставок і ярмарків є зростання їх спеціалізації, причому це більшою мірою відноситься до виставок, ніж до ярмарків. Посилення спеціалізації пояснюється величезним збільшенням номенклатури виробів, що випускаються різними галузями промисловості, до таких розмірів, що навіть демонстрація тільки зразків всіх товарів в одному місці на одній площі стає скрутною. Тому все частіше організовуються міжнародні виставки і ярмарки, що представляють лише одну або кілька споріднених галузей виробництва. Крім того, спеціалізовані виставки орієнтовані на чітко окреслену групу фахівців, тут виділено цільова аудиторія і, природно, це вигідно фірмам-експонентам. Характерним є значне збільшення частки машин і устаткування серед експонатів виставок, що пов'язано з ростом торгівлі цими товарами і з їх специфікою. Обладнання, пристрої та машини найкраще показувати в дії, оскільки це допомагає виявити їх продуктивність, технологічні властивості та особливості конструкції. Це широко практикується на виставках і тому привертає широке коло споживачів. Найбільше число спеціалізованих ярмарків припадає на галузі, що виробляють товари широкого споживання, в тому числі одяг, взуття, тканина.

По термінах і способу проведення виставки і ярмарки можна підрозділити на наступні види:

- короткострокові виставки (соло-виставки)

Проводяться протягом не більше трьох тижнів. Вони можуть носити або загальний характер, тобто представляти досягнення своєї країни у всіх галузях виробничої діяльності, або бути спеціалізованими.

- Пересувні виставки

Вони організовуються з метою розширення кола відвідувачів з використанням різних засобів транспорту. Набуває все більшого поширення організація плавучих виставок, зокрема, Японією, Швецією, Англією. Такі виставки влаштовуються на борту великого судна, яке відвідує портові міста кількох держав та здійснює показ, а також продаж виставлених товарів. Досить широко стали використовуватися пересувні виставки зразків товарів в автофургонах, салонах літаків.

- Постійні виставки

Ці виставки організовуються найчастіше при дипломатичних консульствах та інших представництвах своєї країни за кордоном з метою демонстрації можливим іноземним покупцям зразків експортної продукції для укладання угод за зразками.

- Велику роль стали грати постійно діючі торгові центри,

створювані розвиненими країнами за кордоном.

Вони здійснюють широку діяльність з організації спеціалізованих виставок в країнах їх місцезнаходження. Вони надають фірмам-експонентам безкоштовно виставкову площу, здійснюють за свій рахунок проектування та оформлення виставок і окремих стендів, монтаж і демонтаж експонатів, оплачують роботу місцевих оформлювальних та інших фірм, надають учасникам виставок інформацію про становище на ринку.

- Новим видом виставок є т.зв. торгові тижні.

Вони організовуються зазвичай в універсальних магазинах великих міст для показу і продажу споживчих товаров.5

За частотою проведення виставки та ярмарки можуть бути:

Періодичні (що проводяться кожні 2,3 року і т. Д.)

щорічні

сезонні

Частота проведення ярмарку / виставки залежить, головним чином, від виду пропонованої продукції і умов конкуренції. Так, наприклад, покази моди організуються 2-4 рази на рік, тоді як демонстрації інвестиційних товарів, новинок технології і т.д. може проводитися з інтервалами від двох і навіть п'яти років.

Крім того, ярмарки і виставки можна класифікувати по напрямку роботи:

Ярмарки / виставки по здійсненню продажів / замовлень

Інформаційні / ознайомчі

Проведені в цілях розвитку комунікації / контактов6

Виставки та ярмарки мають велике значення як місце зустрічей представників ділових кіл різних країн для підтримки ними безпосередніх зв'язків і встановлення нових особистих контактів. Оскільки на виставках і ярмарках експонуються насамперед кращі зразки товарів, які відповідають вимогам сучасних світових стандартів, їх відвідування інженерно-технічними та науковцями, конструкторами, вивчення експонованих новинок сприяє подальшому розвитку технічного прогресу і появі нових товарів у світовій торгівлі. У цьому сенсі виставки та ярмарки, будучи центром обміну економічної і науково-технічної інформації, мають величезне інформаційне значення.

Виставковий і ярмарковий бізнес динамічний. У цьому сенсі Інтернет - найзручніший для потенційних експонентів і відвідувачів спосіб обміну інформацією. На сайті виставкової компанії можна помістити таку корисну інформацію, як план виставок, координати та імена відповідальних осіб за кожну виставку або ярмарок, плани експозицій; умови участі, списки учасників, з якими ведуться переговори і з якими підписані документи; програми семінарів, конференцій, прес-конференцій для кожної виставки.

Однак в той же час в сучасних дискусіях про майбутнє ярмарки чи виставки часом малюються перспективи, з якими не завжди можна погодитися. Наприклад, «фізична присутність в якості відвідувача ярмарки стало не обов'язковим». Цей висновок грунтується на широкому використанні телекомунікацій, тобто відбувається заміна класичної ярмарки «телеярмаркой». З технічної точки зору це можливо. Але в цьому випадку пропадає сама атмосфера. А саме вона в значній мірі сприяє успіху розвитку компанії і продажів на ярмарках.8

Часто можна почути, що ярмарки зжили себе, однак значення і результативність ярмарків і виставок все ще дуже великі.

Міжнародні виставки та ярмарки проводяться в багатьох державах, але особливо велике поширення вони отримали в країнах Західної Європи і США. На частку п'яти країн - Німеччини, Англії, США, Франції та Італії - доводиться приблизно 2/3 всіх проведених міжнародних ярмарків і виставок.

Серед найбільш великих торгово-промислових ярмарків розвинутих країн слід назвати міжнародні ярмарки, що проводяться в Ганновері і Франкфурті-на-Майні (Німеччина), Парижі, Ніцці (Франція), Брюсселі (Бельгія), Гетеборзі (Швеція), Падуї, Мілані, Трієсті ( Італія), Утрехті (Нідерланди), Токіо (Японія), Ванкувері (Канада), Барселоні (Іспанія), Веллінгтоні (Нова Зеландія) .9

Серед європейських країн особливе місце в проведенні такого роду заходів займають, в порядку значимості, Німеччина, Франція, Італія, за якими слід Великобританія. При цьому, однак, необхідно відзначити і заслуговує на увагу виставкову діяльність в менш великих країнах, таких як Іспанія, Бельгія, Голландія та ін. Перш за все, вражають масштаби розвитку виставкового бізнесу в Західній Європі. Наприклад, щорічно виставки відвідують близько 50 млн. Чоловік (дані по п'яти країнам ЄС). Виставки дозволяють приводити в рух серйозні капітали. Завдяки розвитку виставкового бізнесу, в Європі створено

519 000 робочих місць.

Ярмарки і виставки користуються великою популярністю і в Північній Америці і, зокрема, в США; досить сказати, що в 80-і роки сумарна виставочна площа збільшилася на 43%. У США і Канаді, згідно з даними видання "Trade Show Week Data Book", щорічно проводиться близько 4,2 тис. Виставок.10

Однак більш динамічний розвиток ярмарково-виставкової діяльності в порівнянні з Європою і Америкою спостерігається в країнах Південно-Східної Азії.

Найбільш великими міжнародними ярмарками і виставками, проведеними в країнах, що розвиваються, є ярмарки і виставки в Дамаску (Сирія), Тріполі

(Лівія), Аккрі (Гана), Мадрасі (Індія), Касабланці (Марокко), Сантьяго (Чилі) .11

Таким чином, на підставі наявних даних, Європа по історичним, геополітичним, економічним і іншим причинам продовжує бути метрополією торгових ярмарків і виставок, що, однак, не знижує значення виставочної діяльності на Північно-Американському континенті та в бурхливо розвивається Південно-Східної Азії.

2. Організації, що регулюють діяльність виставок і ярмарків

Регулюванням діяльності виставок і ярмарків займаються як установи країн, на території яких вони проводяться, так і міжнародні організації.

До міжнародних організацій, що регулює діяльність міжнародних виставок і ярмарків, відносяться:

Міжнародне бюро виставок створено в 1931 році для спостереження за виконанням Паризької конвенції 1928 року про міжнародних виставках. До завдань Конвенції входить регламентація порядку організації офіційних всесвітніх виставок, класифікація виставок, визначення прав і обов'язків країн, які організовують виставки і беруть участь в них, порядок присудження нагород експонентам товарів. Конвенція визначає терміни організації виставок з урахуванням їх категорії. Країна, що організує виставку, повинна зареєструвати її в Міжнародному бюро виставок не пізніше ніж за шість місяців до розсилки запрошень. Конвенція передбачає ряд пільг для учасників виставки: безкоштовне надання площі під експонати; тимчасово безмитне ввезення експонатів із зобов'язанням їх зворотного вивезення; безмитне ввезення каталогів і інших рекламних видань, будівельних матеріалів для зведення павільйонів і стендів, зразків для безкоштовної роздачі і дегустації. Якщо цьому не перешкоджають закони країни, експонент має право продати свої експонати після закінчення виставки. Важливе значення має також заборона підвищення мит країною, в якій проводиться виставка, за шість місяців до її відкриття і під час функціонування.

Союз міжнародних ярмарків створений в 1925 році з метою організації та підтримки постійної співпраці міжнародних ярмарків, захисту їх прав, розширення кола їх діяльності і, таким чином, сприяння розвитку товарообміну між державами. Союз є приватним об'єднанням. Члени Союзу діляться на членів-засновників, дійсних і надзвичайних членів.

Членами - засновниками вважаються ті ярмарки, з ініціативи яких заснований Союз. У дійсні члени Союзу приймаються ярмарки, юридично визнані в якості міжнародних урядом своєї країни, створені авторитетними організаціями, що існують мінімум п'ять років, що мають власне ярмарок з атракціонами, які залучають в якості учасників промислові і торгові фірми минаючи посередників. Дійсними членами можуть бути ярмарки, в країнах перебування яких немає міжнародних ярмарків, які вже є членами Союзу. Як надзвичайних членів приймаються ярмарки, організовані в країнах, в яких існує одна або кілька міжнародних ярмарків - членів Союзу. Союз міжнародних ярмарків розробляє проект заходів, що сприяють розвитку ярмарків, створює арбітражні комісії для вирішення спорів між своїми членами, сприяє рекламі міжнародних ярмарків, випускає щомісячний журнал. У своїй діяльності Союз домігся деяких результатів: поширення на території міжнародних ярмарків положення про митних складах, спрощення митних формальностей, виділення учасникам ярмарків імпортних контингентів, патентної охорони виставлених на ярмарках винаходів, встановлення пільгових транспортних тарифів на перевезення ярмаркових вантажів, видачі безкоштовних віз відвідувачам ярмарків і ін.

Ринкова група з міжнародних ярмарках Комісії з розвитку зовнішньої торгівлі при Європейської Економічної Комісії ООН створена в 1955 р

До її складу входять представники 20 країн, а також Союз міжнародних ярмарків і Міжнародна торгова палата. Група розробила ряд рекомендацій урядам країн - членів ООН щодо адміністративних пільг, які надаються міжнародних ярмарках і виставках зразків. Ці рекомендації визначають порядок видачі віз учасникам виставок і ярмарків (безкоштовно, в найкоротші терміни - не пізніше 15 днів), порядок ввезення на виставки і ярмарки рекламного і будівельного матеріалів, необхідних для оформлення стендів (безмитно), зразків для проб і експонатів (тимчасово безмитно ), порядок отримання експонентами іноземної валюти, надання їм товарних контингентів і пр.

Крім перерахованих міжнародних організацій існують також тимчасові об'єднання міжнародних галузевих виставок і ярмарків по окремим групам товарів: автомобілів, мотоциклів, металорізальних верстатів,

поліграфічного обладнання, текстилю. Ці міжнародні організації сприяють проведенню міжнародних виставок і ярмарків і прагнуть уніфікувати і поширити пільги для їх учасників, відвідувачів, а також вантажів на всі універсальні і галузеві виставки та ярмарки міжнародного значення.

місцеві установи

Це міністерства і відомства, торгові палати, асоціації промисловців і торговців, громадські організації, що сприяють розвитку міжнародних зв'язків, і міські муніципалітети. Ними створюються постійні робочі органи з управління ярмарками і тимчасові - по управлінню виставками, виставкові комітети або управління, які є юридичними особами. Управління або комітети через відповідний апарат організують підготовку і проведення виставок і ярмарків. Правове становище учасників виставок і ярмарків і їх організаторів визначається затвердженим належним порядком регламентом або правилами участі у виставках і ярмарках.

Уряди держав, на території яких проводяться виставки та ярмарки, надають їм сприяння в створенні матеріальної бази і у встановленні різних пільг для експонентів і їх вантажів.

Важливою формою організаційно-технічної роботи управлінь і комітетів міжнародних виставок і ярмарків є проведення заходів, що сприяють обміну науково-технічним досвідом між учасниками, і сприяння в здійсненні реклами товарів. Ці заходи роблять серйозний вплив на міжнародну торгівлю, залучаючи на виставки і ярмарки фахівців, промисловців, торговців і збільшуючи суми експортно-імпортних операцій. 12

Зрозуміло, в кожній країні склався свій особливий підхід до організації виставкового бізнесу, але незмінним залишається одне: сфера торгово-промислових виставок в Європі знаходиться під контролем держави. Ступінь цього контролю найбільш висока в Німеччині, Італії, Франції, Іспанії. В інших країнах державний контроль слабкіше.

У Німеччині дозвіл на проведення виставки дають влади земель. Землі і міста найчастіше володіють значним пакетом акцій виставкових комплексів. Наприклад, влада Дюссельдорфа, будучи власниками виставкового комплексу, беруть активну участь в його розвитку. Все це абсолютно закономірно, тому що місто отримує великі доходи від проведення великих виставок.

Франція є другою за значенням країною з розвиненими традиціями проведення торгових ярмарків. На противагу Німеччині та Італії, прийнята у Франції централізована система завадила розвитку великої кількості виставкових комплексів в інших містах, крім Парижа і набагато менш значного в цьому плані Ліона. У Франції щорічно проходить близько 1000 різних виставок, причому тільки в ста з них приймають участь зарубіжні експоненти. Незважаючи на велику кількість проведених у Франції виставок, приплив на них іноземних відвідувачів порівняно невеликий і становить лише 7% від загального числа відвідувачів. У Франції дозвіл на проведення виставки видає безпосередньо Міністерство торгівлі без участі місцевої влади.

В Італії центральна влада контролюють, перш за все, три виставкових центру: в Мілані, Вероні і Барі. Керівників виставкових центрів призначає держава, але самі організації працюють за законами ринку. Місцеві виставкові центри знаходяться під контролем місцевої адміністрації. Влада дає дозвіл на проведення виставки, враховуючи тематику і терміни проведення. Вважається неприпустимою пряма конкуренція між виставковими центрами однієї області. Конкуренція між виставками, проведеними на території різних областей, возможна.13

3. Організація участь у виставках і ярмарках

Пішла в минуле епоха, коли виставкова діяльність була мобілізована на забезпечення безпосереднього збуту товарів. Сьогодні участь в торгових ярмарках і виставках має глобальні цілі і стоїть на службі всіх складових комплексу маркетингу. Стенд перестав бути короткостроковою «торговою точкою» і перетворився в платформу переслідування глобальних підприємницьких цілей і, в першу чергу, вдосконалення фірмового іміджу експонента.

Рішення підприємства про просування своїх комерційних інтересів за допомогою участі в торговельних ярмарках чи виставках, залежить, перш за все, від двох наступних факторів:

Від тенденції до участі в ярмарках / виставках, що спостерігається в галузі, до якої це підприємство належить.

Від масштабів, в яких основні конкуренти підприємства використовують ярмарки та виставки як засіб просування своєї продукції на ринке.14

Існуюча тенденція така: великі підприємства воліють строго галузеві ярмарки / виставки, використовують великі стенди і беруть участь в цих заходах систематично, на противагу їм малі і середні підприємства беруть участь у ярмарках / виставках нерегулярно і обмежуються зазвичай заходами місцевого масштабу. У той же час сучасний рівень розвитку ярмарків надає малим і середнім підприємствам широкі перспективи. Мова йде не тільки про все зростаючому кількості регіональних ярмарків або виставок, а й про галузевих ярмарках.

Це явище не нове. Наприклад, всесвітньо відомий нині автомобільний салон в Женеві, який діє з 1904 року, представляє типову галузеву ярмарку.15

Таким чином участь у виставках або ярмарках для дрібних фірм це:

засіб завоювання загальної популярності і місце зустрічі з покупцями і фахівцями, які зацікавлені в отриманні інформації, шукають нові товари та послуги, а можливо і готові негайно розмістити замовлення,

можливість зустрітися з керівниками верхнього ешелону і поговорити в спокійній і неформальній обстановці без відволікання на підлеглих і телефонні дзвінки,

унікальний шанс безпосередньо поспілкуватися з великою кількістю кінцевих споживачів.

Крім того відсутність на виставці теж помічають і трактують як несприятливий знак. Вважається, що фірма відчуває технічні або фінансові труднощі, що, можливо, її товари менш конкурентоспроможні. Постачальники замислюються і турбуються, а конкуренти користуються цим, щоб зайняти її ніші.17
Підприємство може брати участь в торгових ярмарках, виставках і інших подібних заходах усередині країни і за кордоном в якості самостійного експонента або в рамках групової участі (наприклад, павільйон країни). Від способу участі в ярмарку або виставці залежать методи його організації, бюджет витрат, а часто і кінцевий результат.

Підприємство самостійно бере участь в тій чи іншій ярмарку чи виставці всередині країни або за кордоном завжди за власною ініціативою і під свою відповідальність, і, таким чином, приймає на себе всі організаційні турботи і, як правило, самостійно несе всі витрати. У промислово розвинених країнах розроблена система сприяння і економічної підтримки підприємств, головним чином, експортерів, за принципом: «як можна більше приватного участі в якомога більшій кількості ярмарків і виставок, що проводяться в різних країнах». Величина економічної підтримки (відсоток участі у витратах) з боку держави диференціюється в залежності від підприємства, виду продукції, що виробляється, рівня технології, політики маркетингу, країни організації ярмарку або виставки і, природно, частоти надання таких субсидій.

Участь різних держав у виставках та ярмарках з організацією павільйонів і проведення різних виставкових заходів всередині країни і за кордоном входить до числа основних заходів щодо стимулювання продажів експорту і поліпшення іміджу країни. Організацію національних павільйонів на міжнародних торгових виставках або ярмарках зазвичай беруть на себе державні і громадські організації, причому підприємства, як правило, беруть участь власним стендом, що забезпечує їм в задовільною ступеня самостійність і свободу дій.

Основними перевагами участі підприємства в складі павільйону своєї країни є його низька вартість і звільнення підприємства від трудомістких і вимагають часу організаційних клопотів. Однак ці серйозні переваги послаблюються рядом негативних факторів, які експонент зобов'язаний знати і брати до уваги.

У загальному вигляді ярмаркова або виставкова діяльність підприємства послідовно реалізується на таких етапах:

Ухвалення рішення про участь (визначення цілей).

1. Етап підготовки участі.
2. Стадія роботи ярмарківиставкі.

3. Послеярмарочная (послевиставочная) діяльність.

1. Прийняття рішення про участь в ярмарку або виставці.

Починати роботу слід з відповіді на питання - чи потрібна Вам виставкова діяльність взагалі? Якщо відповідь - ТАК, то підприємство повинно звернути основну увагу на:

Розмір загальної експозиційної площі.

Ступінь популярності саме цієї виставки або ярмарку.

Тематику виставки або ярмарку та ситуацію в галузі в цілому.

Список експонентів виставки або ярмарку попередніх років.

Список експонентів, вже заявили про свою участь.

Час проведення виставки або ярмарку та ваш календарний план виробництва і збуту.

Ціну оренди експозиційної площі.

8. Умови участі в загальному каталоге.19

Перш за все ярмарки / виставки допомагають експоненту:

зробити самокритичний аналіз ходу розвитку свого підприємства,

оцінити його позицію на ринку (розміри, стабільність),

почерпнути раціональні ідеї в поведінці конкурентів, паралельно з ним беруть участь в даній ярмарку / виставці,

визначити хід конкуренції в області товарів-субинститутов,

вивчити політику конкурентів (методи, стимули, системи).

Відповідно до вище перерахованими факторами, причини участі у виставках і ярмарках можуть бути класифіковані на загальні, які однакові для всіх підприємств, і особливі, що диференціюються залежно від політики кожного підприємства:

Загальні причини:

збільшення обсягу продажів,

контроль конкурентоспроможності підприємства,

визначення експортної спроможності товарів,

вивчення загальної кон'юнктури в галузі (тренд і т.д.),

обмін досвідом,

розвиток співпраці,

спостереження за конкурентами (продукція, ідеї, методика, сервіс).

Особливі причини:

продукція

перевірка прийнятності конкретного товару,

презентація нових товарів,

розширення асортименту пропонованих товарів;

ціни і комерційні умови

перевірка реакції,

пропозиція нових умов (реакції);

збут

розвиток-розширення розподільних мереж,

контроль ефективності мережі,

пошуки представника;

комунікація

пошуки нових купівельних сегментів,

підвищення популярності підприємства,

активізація рекламної компанії,

контакти із засобами масової інформації,

отримання інформації про зміни в бажаннях і тенденціях ринку,

опрацювання розвиваються контактів,

освоєння ринкової інформації,

обмін досвідом,

створення фірмового іміджу і т.д.

У функціональному аспекті мети участі можуть бути розділені на цілі дії і цілі контролю.

Не викликає сумніву той факт, що кінцевою метою участі в будь-який ярмарку чи виставці є продаж. В аспекті продажу мети можуть бути поділені на:

Цілі підготовки продажів.

Цілі здійснення продажів.

Цілі підтримки продажів.

Дата прийняття рішення про участь у ярмарку або виставці збігається з датою початку процедури організації участі, пунктом відправлення якої є отримання регламенту, що містить умови участі, за чим слід складання графіка контактів з організаторами.

Відразу ж після складання графіка контактів з організаторами ярмарки / виставки підприємство зобов'язане строго в рамках встановлених термінів заповнити і відіслати всі відповідні формуляри. Головним з числа різних документів є заявка про участь. Ухвалення організатором ярмарки / виставки заяви про участь автоматично позначає й прийняття експонентом умов участі в ній, які він зобов'язаний строго виконувати.

Паралельно контактам з організатором ярмарки / виставки експонент повинен зайнятися підготовкою експонатів, від виду і кількості яких залежать як вибір стенда, так і елементи їх підтримки.

2. Етап підготовки

Після встановлення цілей участі в ярмаркевиставке підприємство складає кошторис вартості участі, яка представляє собою спосіб визначення витрат, необхідних для його здійснення. Кошторис встановлює межі, в яких повинні проводитися витрати, щоб забезпечити досягнення цілей, що продиктували необхідність участі в ярмаркевиставке. Як показали відповідні дослідження, приблизно половину сумарних виставкових витрат становить орендна плата (10-15%) і витрати на виготовлення стенда (30-35%).

Що ж включає в себе ціна 1 м2 виставкової площі? це:

вартість загального електроосвітлення закритих виставкових площ і відкритій території,

вартість загальної охорони території,

вартість перепусток на право входу персоналу фірми-експонента в межах квоти, яка встановлюється в залежності від розміру орендованої площі,

вартість одного примірника каталогу виставки (за умови участі в цьому каталозі),

вартість вивезення сміття та будівельних відходів з спеціально відведених місць в період монтажу, роботи і демонтажу виставки,

та ін. додаткові послуги.

Додатково слід визначити основні позиції, основні статті витрат. Витрат вимагають зазвичай:

заходи, що проводяться на стенді,

тип стенда,

оформлення стенду,

персонал на стенді,

реклама до виставки,

робота з пресою,

особливі форми звернення до відвідувачів,

частування на стенді,

транспорт,

монтаж і демонтаж стенду,

поточні витрати по стенду.20

Деякі фахівці вважають, що участь в невеликих експозиціях, які не спричиняють серйозних витрат, показано всім без винятку фірмам. У Росії такі виставки, як «Мосмежопторг», ярмарок в спорткомплексі «Динамо» та їм подібні зазвичай окупаються прямо під час роботи. Це пов'язано не стільки з великою кількістю замовлень, скільки з низькою ціною площі. Наприклад, взимку 1996 р робоче місце на виставці «Мосмежопторг» коштувало всього 150 доларів. Участь в більш престижних виставках природно обійдеться дорожче: приблизно 150 доларів один квадратний метр (виставки в ВВЦ і спеціалізовані виставки в Сокільниках) .21

Необхідно пам'ятати також, що участь в міжнародній виставці вимагає більш високого рівня витрат. Так, тільки оренда мінімально можливого (9 м2) кількості виставкової площі коштує в середньому 2 000 доларів, монтаж стенду - як мінімум 1 000 доларів, далі витрати зростають в прямій залежності від конкретних потреб фірми-експонента. У всякому разі, це суми близько 10 000 - 30 000 доларів.

Статистичні дані про те, що сума, що витрачається на виготовлення стенду, перевищує 1/3 загальних витрат по участі в ярмарку / виставці, підкреслює значення стенда як засобу комунікації, але в той же час і свідчить про необхідність серйозного підходу до всієї проблеми в цілому, починаючи з вибору місця і закінчуючи оформленням експонатів.

Правильне і своєчасне вивчення фасаду виставкового залу допомагає фірмі в її намаганнях домогтися потрібного розміщення стенда і зуміти скористатися великим збігом відвідувачів до «знаменитим» стендів.

Стенд представляє собою єдиний комплекс площі (в кв. Км), яку
організатор ярмарку / виставки надає в оренду зацікавленому учаснику, а також елементів конструкції / оформлення, за допомогою яких останній досягає здійснення своєї участі в цьому заході.

Стенд - це образ підприємства-експонента в мініатюрі, що втілює його загальну підприємницьку культуру. Це вже само по собі діє як засіб передачі і прийому повідомлень і висловлює підприємство як єдине ціле.

У зв'язку з цим стенд повинен:

- виділяти підприємство,

- залучати, не будучи зухвалим,

- пробуджувати інтерес.

На класичне запитання, що займає кожного експонента: «Яким все ж повинен бути стенд?» - слід відповісти: «Таким, який з першого ж моменту розкриває цілі участі експонента в ярмарку або виставці, друкується в пам'яті відвідувачів як єдине ціле конструкції і надаються товаровуслуг і підкреслює або покращує імідж підприємства.

Розміри стенду залежать від багатьох факторів, основними з яких є:

Кількість і вид експонатів.

Так, великогабаритне устаткування вимагає великої площі і вільного простору навколо нього, тоді як для деяких товарів, наприклад, ювелірних виробів, потреби в площі обмежені.

Очікувана кількість споживачів.

Особливі запити експонента, що визначаються цілями його участі.

Розміри і авторитет фірми.

Розміри стендів конкурентів.

Стенд площею в 20 кв. метрів може задовольняти потреби дрібного експонента, але якщо він розташований в близькому сусідстві зі стендами в 150 або

200 кв. м., небезпека падіння авторитету експонента очевидна.

Забезпечення бажаного розташування стенду входить в число серйозних проблем, з якими стикається експонент. Кожен експонент повинен прагнути розташувати стенд:

навпаки і праворуч від головного входу,

на центральних внутрішніх проходах,

в кутах,

поблизу від «активних» експонентів і спеціалізованих приміщень для проведення різних заходів.

І, навпаки, слід уникати розміщення стенду:

вдалині від виходів і центральних проходів,

в задній частині залу,

позаду великих колон, сходів,

особою в протилежну сторону від місця, де відбуваються різні заходи.

Крім розмірів стенда істотну роль грає і його тип:

а) стенди, розташовані в закритому приміщенні

Лінійний стенд: має лише однієї лицьовою стороною і є найбільш поширеним типом стендів. Перевазі використання трьох стін для розміщення експонатів і рекламних матеріалів протистоїть цілий ряд недоліків, які полягають в тому, що він виходить особою тільки на один прохід, не дає можливості контролювати рух по блізлежайшіх проходах і, звичайно, не сприяє створенню потужних точок концентрації уваги.

Кутовий стенд: є ідеальним рішенням, особливо, для дрібних і середніх фірм, оскільки він легко проектується і забезпечує зручний доступ до двох проходах.

«Півострів»: цей стенд відкритий з трьох сторін і дозволяє експоненту легко «контролювати» прилеглу територію. Хоча він не має в своєму розпорядженні «поверхнею» (стінами), він має перевагу в залученні публіки, особливо в разі презентацій та інших подібних заходів рекламного характеру.

«Острів»: за умови, що проектувальник зуміє скористатися його перевагами, стенд у формі острова - ідеальне рішення для великих підприємств, тому що він дає можливість повністю контролювати навколишню територію.

«Наскрізний»: позбавлений поверхні двох стін і має в своєму розпорядженні перевагою двох виходів на проходи, що забезпечує задовільний «поле зору» для експонента.

«Візаві»: складається з двох розташованих один проти одного стендів, зазвичай лінійних, і являє собою, мабуть, вимушене рішення для експонента. Перевага цього типу - в наявності двох «фасадів», що виходять в один і той же прохід, проте у нього є і ряд серйозних недоліків:

- створює проблеми внутрішньої організації стенду,

- викликає необхідність в додатковому персоналі,

- справляє враження двох окремих стендів.

б) Стенди на відкритому повітрі

Подібний тип стендів використовується в разі великогабаритних експонатів, які, згідно з виставкового регламенту, заборонено виставляти у внутрішніх помещеніях.22

Також стенди можуть бути відкриті (хороший зовнішній огляд і можливість спілкуватися через кордони стенду) та закриті (з прозорими і непрозорими стінами), на яких все спілкування відбувається всередині утворився помещенія.23

У будь-якому випадку правильно спроектований стенд повинен:

Полегшувати зорове проникнення всередину приміщення таким чином, щоб вже з першого моменту відвідувачеві відкривалося «обличчя» демонструються товарів.

Мати невелику кількість точок концентрації уваги, з тим щоб не послаблювалося загальне враження і увагу не розсіюється.

Розташовувати індивідуальністю, оскільки тільки так експонент може передати до зовнішнього світу свій особистий «сигнал», створити в оточуючих чітке уявлення про свою фірму і її комерційні пропозиції.

Мати своє «обличчя» (назва фірми, емблема, графічне зображення, кольору), що допомагає диференціювання фірми і створює передумови для її впізнавання в майбутньому.

Бути привабливим.

Мати відповідну планування, яка дозволяє прийняти очікувана кількість відвідувачів.

Бути відповідним з рівнем і складом очікуваних відвідувачів.

Бути зручним у встановленні і разборке.

Якщо стенд досить великий, а буде виставлена ​​продукція дрібна, значить доцільніше буде використання вітрин.

Офіс відгороджують тоді, коли потребують кімнаті для переговорів (не менше 6 кв.м.) або місці складування експонатів (не менше 2 кв.м.). Однак наявність офісу збільшує потребу в загальній площі.

В якості порівняння можна розглянути два типи стенду:

Традиційний лінійний стенд глибиною 6 м і шириною 3м

Кутовий стенд тієї ж площі

У першому випадку фронт спілкування з відвідувачами становить 3 метри, а в другому цілих 9 метрів. Крім того на площі кутового стенду розміщується більше вітрин (див. Додаток) .25

Нерідко розташування стенду дуже серйозно впливає на ціну оренди площі. Залежно від типу стенда ціна може бути збільшена на 60%. Наприклад, британська фірма ITE встановлює надбавки, жорстко пов'язані з типом стенду.

Хороший проект, раціональна планування приміщення в поєднанні з відповідною забарвленням, необхідними інформаційними елементами і відповідним освітленням становить платформу, на якій буде будується розміщення експонатів. Той факт, що стенд є відображенням підприємства в мініатюрі, зобов'язує поставитися з особливою увагою до способу розміщення і методам представлення товарів.

Реклама участі фірми в тій чи іншій ярмарку / виставці грає настільки важливу роль, що буде справедливим не брати до уваги перебільшенням твердження:

«Не зробив собі реклами - краще не бери участь».

У сфері ярмарків і виставок реклама і зв'язки з громадськістю (public relations) так тісно пов'язані між собою в плані використання комунікацій, що між ними часто неможливо провести кордон. Поясненням цього своєрідності служить той факт, що участь в таких заходах зазвичай використовується підприємством як добра нагода просунутися в здійсненні генеральних цілей підприємства.

Реклама участі - це проведена в рамках участі в тій чи іншій ярмарку / виставці рекламна компанія, метою якої є популяризація іміджу експонента, ознайомлення відвідувачів з різноманітністю його експонатів і інформування їх про розташування стенда на території експозиції. Реклама участі, що є платний спосіб комунікації з відвідувачами ярмарку / виставки, функціонує як механізм надання на них впливу з метою переконати їх в необхідності включення рекламованого експонента в їх план відвідування експозиції.

Першочерговими факторами, що визначають рекламну стратегію фірми, є:

точне встановлення цілей, переслідуваних компанією по рекламі участі,

визначення сегмента відвідувачів, до яких буде звернено рекламне повідомлення для залучення їх на стенд,

класифікація відвідувачів за географічними ознаками на підставі даних за трьома останніми періодами проведення ярмарки / виставки,

якісний склад відвідувачів, яким визначаються основні параметри, що впливають на їх рішення відвідати стенд конкретного експонента,

тактика рекламних засобів, покликана забезпечити економічність витрачання рекламного бюджету (співвідношення вартості і результату) і ефективність обраних засобів,

усталена практика використання засобів передачі інформації.

Рекламні заходи здійснюються на всіх стадіях виставкової діяльності фірми:

На стадії підготовки це попередня реклама з упором на рекламні заходи і зв'язку з громадськістю.

На стадії роботи ярмарку або виставки: реклама з упором на зв'язку з громадськістю.

На стадії послеярмарочного або послевиставочная періоду: «послерекламном» заходи з упором на зв'язку з громадськістю.

Особливо важливу роль відіграють рекламні заходи на стадії підготовки, які включають:

1. Включення фірми - учасниці в офіційний каталог ярмарки / виставки. Але чи потрібно закуповувати місце під рекламу в виставковому каталозі - спірне питання. Назва фірми і стенду обов'язково будуть вказані в каталозі і видавці напевно нададуть можливість дати короткий опис своїх експонатів в його редакційному розділі. При огляді виставки у відвідувачів напевно не буде часу для докладного вивчення каталогу і оголошення, ймовірно, не принесе ніяких вигод до закінчення заходу. Зазвичай виставкові каталоги зберігають цілий рік в якості справочніков.28

2. Публікація в галузевих періодичних виданнях і в економічній друку, орієнтовані на «цільові групи». Ця реклама повинна бути використана таким чином, щоб максимально спонукати ділових людей відвідати ваш стенд. Для цього рекламне оголошення досить великого розміру слід публікувати протягом трьох останніх днів перед відкриттям виставкіярмаркі.

3. Використання зовнішньої реклами. Зовнішня реклама - це стандартний щит, встановлений на дорозі, що веде до виставки або ярмарку. Його рекомендують встановлювати за 2 тижні до відкриття і тримати до кінця роботи виставкіярмаркі.

4. Рекламні заходи на радіо і телебаченні. Дуже важливо в цьому випадку купити ефективний час: що примикає до новин ділового життя та передачам про біржову сітуаціі.29

5. Використання символів ярмарки / виставки, зразками яких адміністрація постачає експонентів, на проспектах, в публікаціях, на прес-конференціях, що посилює дію реклами і пов'язує з участю в конкретному заході.

6. Епістолярна спілкування (direct mail) вважається найбільш підходящим засобом залучення відвідувачів за умови, що листи оформлені належним чином і відправлені завчасно (за 2 тижні). У листи необхідно вкласти план під'їзду до виставкеярмарке і план розташування вашого стенду на виставці.

Стадія роботи ярмарку виставки

У цей період зв'язки з громадськістю є одним з найбільш дієвих механізмів підтримки участі, який дає підприємству можливість, скориставшись нагодою, паралельно вдосконалити свій імідж і розвинути ділові відносини в широкому плані.

В рамках здійснення цієї діяльності зазвичай проводяться такі заходи, як:

виготовлення різних рекламних матеріалів, які надають стенду індивідуальність,

безкоштовна роздача дрібних сувенірів,

роздача зразків товарів,

організація різних спеціальних заходів (шоу, конкурси, дегустації),

передача музичних програм,

демонстрація відеофільмів, слайдів,

проведення прес-конференцій, коктейлів для журналістів, кліентов.30

Роль персоналу в цьому випадку неможливо переоцінити, до принципів його підбору слід поставитися з належною увагою. Існує три категорії працівників, які повинні бути присутніми на експозиції:

Технічні працівники роздають рекламні матеріали біля входу, розносять їх по стендах, обслуговують переговори і стежать за стендом.

Фахівці з «public relations», які повинні легко входити в контакт, зупиняти, «заманювати» відвідувачів на стенд.

Фахівці, глибоко знають технічні та маркетингові особливості пропонованої продукції.

На стенді взагалі не можна працювати в поодинці. Обов'язково необхідні два стендиста на 2 метри, ще один на кожні наступні 3 метри і один на кожні 12 кв. метрів загальної площі.

Крім того наріжним каменем ефективної роботи стенду підприємства є періодична перевірка вжитих заходів і переоцінка даних на основі динаміки розвитку подій. Щоденний контроль «зворотного зв'язку» (feedback), тобто інформації, що надходить «ззовні» передбачає:

перевірку ходу виконання цілей участі, що складається в якісній оцінці результатів,

вивчення співвідношення між результатами зусиль по залученню відвідувачів і тим, якою ціною вони були досягнуті,

якісний аналіз змісту інформації, отриманої від відвідувачів і конкурентів,

оцінку зауважень, реакцій і загальної критики з боку відвідувачів.

Після ярмаркова (після виставкова) стадія.

На цій стадії, що починається з моменту закриття виставки і триває потім не один місяць, виконується наступна робота:

Аналіз контактів, здійснених за період роботи стенда

Перевірка результатів участі

Складання звіту про участь

Оскільки під час роботи експозиції неможлива загальна глобальна оцінка здійснених контактів, ця робота починається відразу ж після закриття ярмарку / виставки і включає в себе:

- класифікацію і оцінку угод, які, можливо, були укладені,

- безпосередню перевірку «особистості» відвідувачів,

- активізацію підприємства для виконання отриманих замовлень у встановлені терміни,

- своєчасну підготовку і розсилку зразків, згідно з прийнятими зобов'язаннями,

- негайне надання запитаних додаткових даних,

- напрямок подячних листів всім відвідувачам, що містять додаткові відомості про підприємство, його продукції та заплановані заходи (участь в ярмарках / виставках, організація показів і т.д.) і відповідні запрошення до участі в них.

Участь в ярмарку та виставці є для підприємця свого роду інвестицією, тому і виникає необхідність порівняння його вартості (витрат) з отриманими результатами. Оцінка участі позначає методичне проведення порівняння між цілями і отриманими результатами і, зокрема, перевірки того, що зроблено, що необхідно було зробити і, безумовно, що ще потрібно зробити, і являє собою тривалу і багатосторонню процедуру, яка охоплює всі економічні та зовнішньоекономічні цілі .

Основними елементами, на порівнянні яких повинна бути зосереджена перевірка результатів участі, є:

кошторисні та реальні витрати по участі,

витрати на рекламу - пропаганду і викликаний ними резонанс, як він проявляється в реакції відвідувачів,

враження, вироблене стендом, і відповідний відгук на рівноцінні стенди конкурентів, що беруть участь в ярмаркевиставке,

ефективність роботи персоналу і відповідні результати по іншим стендів,

оцінка складу відвідувачів,

замовлення, отримані в результаті роботи стенду, в порівнянні з очікуваними.

4. МАТЕРІАЛИ ДЛЯ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ НА ВИСТАВЦІ: НЕОБХІДНІСТЬ ЧИ ЗЛИВ БЮДЖЕТУ?

Але, як щодо матеріалів для розповсюдження?.. Що потрібно друкувати, в яких кількостях, як за допомогою роздаткового матеріалу максимально привернути увагу клієнта і при цьому не витратити весь бюджет – розповімо в сьогоднішній темі. Підготовка до виставки – це досить трудомістке заняття, яке вимагає значного часу. Але, на жаль, всі старання організаторів можуть «зійти нанівець» з однієї простої причини: потенційний клієнт забуде про вас. Виставка – інформаційно насичена подія, на якому гості отримують максимум інформації в мінімально короткі терміни. А тому від того, чи отримає відвідувач ваші матеріали для розповсюдження та чи зацікавлять вони його, буде залежати успіх вашої роботи. За статистикою, понад 80% гостей виставки роблять рішення про покупку або замовлення не під час самого заходу, а протягом перших 3 місяців після події. Це ще раз підтверджує особливу значимість і ефективність роздавання поліграфічних матеріалів на виставці. З ЧОГО ПОЧИНАЄТЬСЯ СТВОРЕННЯ ПОЛІГРАФІЧНИХ МАТЕРІАЛІВ ДЛЯ РОЗПОВСЮДЖЕННЯ Спочатку, важливо розуміти, що всіх відвідувачів не можна «згрібати під одну гребінку». Можна виділити мінімум 4 групи всіх присутніх на виставці: Нецільова аудиторія; Цільова загальна група; Цільова група фахівців; VIP-персони (часто організатор запрошує їх самостійно). Відповідно, рекламні роздаткові матеріали для виставки будуть відрізнятися в залежності від аудиторії, на яку вони розраховані. На виставці доцільно використовувати такі матеріали для розповсюдження: ВІЗИТКИ Для нецільової аудиторії буде достатньо звичайних візитних карток. Поряд з візитками конкретних співробітників, можна створити і візитки самої компанії. ЛИСТІВКИ, БУКЛЕТИ, ЖУРНАЛИ, КАТАЛОГИ Цей вид продукції необхідний для цільової аудиторії. На листівках і буклетах в обов’язковому порядку повинен бути присутнім логотип, назва та контакти компанії. Буклети та журнали – більш об’ємні матеріали, які дають можливість детальніше розповісти про ваш товар, «притягнути» потенційного покупця. ПОРАДА Зверніть увагу на оригінальне оформлення ваших матеріалів. За кілька годин виставки, відвідувач може отримати десяток пакетів з рекламою. І якщо раптом ваші поліграфічні матеріали будуть нецікавими, і не зможуть нагадати потенційному клієнту про ваш стенд і якість товару – ваша робота буде зім’ята і викинута в урну. Вся ваша рекламна продукція повинна бути оформлена в одному стилі, а інформація направлена ​​на цільового покупця. Правильний контент, який не тільки розповість про ваш продукт, а й «вирішить» проблему клієнта – основа ефективної комунікації з покупцем. Чим конкретніше буде інформація, чим менше в ній буде води і чим гармонійніший дизайн – тим краще. Прайс Чи потрібно роздавати прайс відвідувачам? На це питання немає однозначної відповіді. Наприклад, для зарубіжних виставок роздача прайса – це поганий тон. Зазвичай відвідувачі залишають свої візитки представникам компанії за стендом і ті скидають прайс на їх електронну адресу. У нас трохи інша ситуація. До прайс-листів відносяться цілком лояльно. Але, важливо розуміти, що часто на виставках присутні звичайні менеджери, які не приймають рішень, а зібравши всю інформацію, надають її керівникам. Уявіть ситуацію: той чи інший керівник не бачив вашого товару, він знає тільки його суму, відповідно, роблячи вибір між вашим продуктом і продуктом вашого конкурента, він вибере не кращий варіант, а дешевший. Тому часто представники компаній вдаються до хитрощів, яка може врятувати становище: вказівка ​​цін зі знижками для учасників виставки. Закінчуючи питання з цінами, ми все ж таки рекомендуємо видрукувати достатню кількість прайс-листів, на випадок якщо відвідувач серйозно зацікавиться вашим товаром і захоче придбати його на місці або зробити це найближчим часом. І навіть якщо учасник виставки просто запитає вас про вартість, ви не повинні розвести руками і вибачитися за відсутність цін. Прайс обов’язково повинен бути, а от роздавати його чи ні – справа кожної окремої компанії. АЛЬБОМИ Альбоми – найвитратніший і менш популярний вид роздаткового матеріалу. Використовуються вони конкретно для VIP-персон. Мета альбому –розповісти історію компанії, познайомити з її співробітниками і донести всі переваги. Так, дуже швидко ми пройшлися по головним видам і особливостям  матеріалів для розповсюдження. Сподіваємося, що наші поради допоможуть зрозуміти, що при організації виставки важлива не тільки оренда виставкового залу, наявність стендів та загальна концепція, але також і робота над рекламними матеріалами, які допоможуть презентувати вас і ваш товар не тільки під час самого заходу, але також і після його проведення.

5. ЗАГАЛЬНІ ПОМИЛКИ ПЛАНУВАННЯ ЗАХОДІВ, ТРИ ФАКАПИ, ЯКІ ЧЕКАЮТЬ EVENT-ФАХІВЦЯ НА ПОЧАТКУ КАР’ЄРИ

Організація заходу – це складний процес з безліччю тонкощів. Новачкам встежити за всіма моментами складно, тому нерідко заходи не справляють належного враження на учасників або зовсім провалюються. Щоб допомогти event-фахівцям-початківцям, команда UBI Конференц Хол підготувала список найбільш поширених помилок у плануванні заходів. Якщо скористатися нашими порадами і усунути помилки – ваші івенти будуть успішними, а клієнти задоволеними.

ПОМИЛКА № 1: НЕ ВИЗНАЧЕНІ ЦІЛІ ЗАХОДУ Мета заходу – це те, чого потрібно досягти в кінцевій перспективі: підвищити впізнаваність бренду, збільшити продажі, домогтися бажаного позиціонування або зібрати гроші. Без конкретної мети не зрозуміло, як планувати івент. Компанія витратить купу грошей, але не отримає результату. Щоб дізнатись цілі, спілкуйтеся з клієнтом: дізнайтесь навіщо він хоче організувати захід і чого він хоче досягти. З’ясуйте, на яких моментах замовник хоче зробити акцент. Так ви визначите правильний формат події і кількість гостей, сплануєте бюджет, оберете розважальну програму. Іноді у клієнта є мета, але він не знає, який формат підійде краще або він має хибне уявлення про результат. Досвідчений event-спеціаліст відкоригує мету, запропонує новий формат і спланує захід, який вирішить завдання клієнта. Не починайте планувати івент, якщо немає чітких цілей – це призведе до очевидно поганого результату. Побільше спілкуйтесь з клієнтом і дізнайтеся, що йому потрібно. Ви повинні розуміти, для кого цей захід, які завдання воно вирішує і як вимірювати результат.

ПОМИЛКА №2: ВІДСУТНІЙ ПЛАН “Б” Новачки складають єдиний план, де все прописано так, як має відбуватися в ідеалі. Насправді, все часто йде по-іншому. Наприклад, несподівано почав йти дощ, згоріло електрообладнання, з’явились незаплановані витрати. Організатор отримує стрес і намагається виправити проблеми на ходу, а захід стає на межі провалу. Непередбачених ситуацій можна уникнути, якщо скласти план “Б”. Зробити це складно, оскільки потрібно передбачити критичні ситуації, які можуть статися на івенті. Щоб полегшити цю роботу, розгляньте специфіку заходу і продумайте області, сприйнятливі до подібних ситуацій. На питання “а що якщо..” повинні бути відповіді “зробимо так…”. Якщо постачальник повідомляє, що не може виконати обов’язки, потрібно мати контакти інших компаній. Щоб не виникло проблем з електрикою – переконайтеся, що на майданчику є генератор.

ПОМИЛКА №3: НЕПРАВИЛЬНО РОЗРАХОВАНИЙ ЧАС НА ПІДГОТОВКУ Затягувати з підготовкою заходу не можна. Багато організаторів неправильно розраховують час, а потім намагаються зробити все за пару днів. Це коштує витрачених нервів, ви не встигнете реалізувати всі ідеї, які задумували. Починайте планування, коли відомі дата, кількість гостей і бюджет заходу. Локації бронюють якомога раніше. Якщо не подбати про це – на потрібну дату місце можуть орендувати під інший захід. З доповідачами, артистами та фотографами також домовляються набагато раніше дати заходу. Справлятися із завданнями допоможуть планувальники. Якщо ви складете список з етапів підготовки, то будете краще орієнтуватися і не забудете нічого важливого. Деякі завдання можете виконувати одночасно. Головне – не залишайте занадто багато справ на останні дні, щоб не утворився ефект снігової кулі.

ЯКІ МОМЕНТИ ВРАХОВУВАТИ EVENT-ФАХІВЦЮ-ПОЧАТКІВЦЮ

Ми розібрали три основні помилки планування заходів, які зустрічаються у event-фахівців-початківців. Але подібних помилок набагато більше. Щоб стати професійним організатором заходів, потрібно враховувати й інші моменти.

ПЕРЕВІРЯТИ ТЕМАТИКУ ЗАХОДУ НА АКТУАЛЬНІСТЬ Перевірка тематики на актуальність – обов’язковий момент при підготовці. Якщо тематика не є актуальною, то навіть найкращий з точки зору організації івент не залишить у гостей жодних емоцій. Щоб зрозуміти, чи є актуальною тематика, потрібно скласти ряд питань: Чи проводяться в регіоні заходи зі схожою тематикою. Для кращого розуміння вивчіть зворотний зв’язок гостей в соціальних мережах; Чи популярні запрошені спікери. Популярний ведучий буде цікавий більшості гостей; Як ви зможете спілкуватися з аудиторією онлайн. Багато організаторів транслюють івенти онлайн, роблять миттєвий фоторепортаж, створюють додатки – все це збільшує залученість аудиторії. Якщо враховувати ці моменти, захід буде цікавим для аудиторії, він виконає поставлені завдання.

НАЙМАТИ ДОСТАТНЮ КІЛЬКІСТЬ ПЕРСОНАЛУ На заході повинна бути достатня кількість персоналу. Це коштує більше грошей, але економія не виправдана. Якщо гості згадують, як вони 10 хвилин чекали паркувальника або шукали офіціанта – захід провалено. При підборі персоналу обирайте тих співробітників, які вже працювали з заходом того формату, який ви плануєте. Розкажіть про програму івенту, про гостей і до кого звертатися, якщо виникнуть питання. Хороший персонал врятує не найкращий в організації захід.

ПЕРЕДБАЧАТИ НЕПЕРЕДБАЧЕНІ ВИТРАТИ Ніхто не застрахований від випадків, коли потрібно терміново збільшити бюджет заходу. У підрядників можуть збільшитись розцінки, потрібно замовити послуги дизайнерів. Про такі речі варто думати заздалегідь і передбачати в бюджеті 10-15% на непередбачені витрати. Бюджет потрібно продумати до дрібниць і надавати звіти керівництву і замовнику в зручному вигляді. Щоб захід не був під загрозою зриву, а учасники були у захваті – варто користуватись послугами професіоналів. 

 

 

Висновок

Незадовільна ступінь досягнення цілей виставочної я ярмаркової діяльності, може бути, для підприємства рівносильна невдачі, однак для нього це має бути не приводом для розчарування, а стартовим майданчиком для поглибленого вивчення викликали її причин і умов.

При цьому необхідно відзначити дві з найбільш поширених помилок, в які впадають багато експоненти, виробляючи оцінку своєї участі в ярмарку або виставці, а саме:

Висновки робляться ними відразу ж після закриття експозиції, так що недооцінюється можливість укладення так званих послеярмарочних (послевиставочная) угод, роль яких, особливо на виставках і ярмарках інвестиційних товарів, дуже велика.

Оцінка значущості ярмарківиставкі, в якій брали участь ці експоненти, провадиться ними вже з першої участі.

Якщо ж вибір виявився правильним і комерційну пропозицію підприємства відповідало вимогам відвідувачів, практика показує, що для досягнення відчутних і життєздатних результатів необхідно приймати участь у певних ярмарку або виставці, принаймні, протягом трьох років поспіль.

Тільки тоді підприємство «увіллється» в цю сферу маркетингу, яка переживає в даний час значні трансформації, пов'язані з широкомасштабним застосуванням телекомунікацій, сучасних засобів зв'язку, Інтернету ... Існує навіть припущення, що незабаром фізична присутність на ярмарку або виставці буде замінено «інтерактивним» присутністю. Однак прихильників, які прагнуть перетворити ярмарки і виставки в звичайну ділову процедуру, поки ще менше, ніж противників цієї точки зору, які виступають за збереження колориту ярмаркових і виставкових заходів.

З плином століть ярмарки і виставки поступово трансформувалися зі сфери узкоторгових відносин в сферу багатопланових комунікацій, що зробило їх ареною гострої конкурентної боротьби. Організація такого роду заходів передбачає високий рівень професіоналізму, вимагає своєчасного планування, наявності кваліфікованого персоналу, тісної співпраці всіх працівників підприємства, на яких покладено спільна відповідальність за підготовку та здійснення участі підприємства на виставках або ярмарках.

Ці вимоги досить часто не виконуються на національних російських виставках і ярмарках, що є приводом для занепокоєння. Однак в той же час починають простежуватися сприятливі тенденції в розвитку виставкової та ярмаркової діяльності. У сфері вітчизняного виставкового бізнесу фахівці відзначають появу важливих тенденцій:

росте кількість спеціалізованих виставок в порівнянні з універсальними (відповідно, 76% і 24%), що вельми вигідно фірмам-експонентам,

спостерігається зростання числа російських фірм, що беруть участь в міжнародних виставках

стабільно зростає інтерес зарубіжних фірм.

Цей бурхливий ріст виставкової активності в даний час свідчить про прагнення підприємців відновити старі і знайти нові господарські зв'язки і поступово зайняти значні позиції на світових ринках.